最高人民法院

最高人民法院關于搶救字跡發生變化的檔案的問題的批復

1981年5月20日，最高人民法院

天津市高級人民法院：
你院1981年1月29日津法（1981）9號《關于搶救字跡發生變化的檔案的請示報告》收悉。同意你院對字跡發生變化的訴訟檔案采取措施及時搶救的意見。
建國初期人民法院工作中形成的訴訟檔案，由于當時主客觀條件的限制，經過較長一段時間保存，發生了字跡擴散、退色、模糊的現象，這是帶有普遍性的問題，確實應該引起高度重視。據了解，對文件字跡發生擴散、退色、模糊等現象，目前還沒有理想的解決辦法。對字跡有變化尚能辯認的文件，區別不同情況，可以采用復印、抄寫，或通過紅外線照像、紫外線照像、濾色照像等辦法進行復制。你院可以根據需要和可能，采取適當的辦法，首先應該注意對那些具有重大歷史價值和典型意義、需要永久保存的檔案進行搶救，然后擴展到其他檔案。
加強訴訟文書檔案的科學管理和注意改善訴訟檔案的保管條件，是健全人民法院工作的重要內容之一。訴訟檔案所以發生字跡變化，除庫房潮濕或溫度過高等原因以外，書寫材料（紙、筆墨水等）的優劣，也影響訴訟文書檔案的保存年代。要宣傳和教育人民法院工作人員，在擬寫、簽發文件，作重要會議記錄，填寫訴訟文書時，應使用毛筆或用藍黑墨水鋼筆；需要打印的重要文件，不要用復寫紙，而要在打字后用油印，以利于檔案的長期保存。
附國務院秘書廳、國家檔案局1964年1月24日《關于請勿使用圓珠筆、鉛筆擬寫文件的通知》一份，供參閱。

附件：國務院秘書廳 國家檔案局關于請勿使用圓珠筆鉛筆、擬寫文件的通知
我們在檢查一些機關的檔案工作時，發現不少重要文件的字跡已經看不清楚，使用時很不方便。這除了打印、紙張、保管等方面的原因外，還由于很多文件是用圓珠筆、鉛筆或用質量不好的墨水（特別是紅墨水）起草、修改和批注的。我們認為，這一問題應該引起普遍注意。為了利于檔案的長期保存，今后在起草、修改文件或者批注時一律要使用毛筆或鋼筆，同時要用質量較好的墨水，不要再使用圓珠筆，一般地也不要使用鉛筆。如果有的領導同志習慣于用鉛筆，則應為他們準備質量較好的鉛筆，并注意保護真跡文件。請你們接到這個通知后，向有關工作人員和領導同志進行傳達和宣傳，講清楚使用圓珠筆、鉛筆質量不好的墨水起草、修改、批注文件的缺點，并為他們準備好必要的條件。